L3: Curso "Comunicación Efectiva a través del Correo Electrónico"

Lección 3

Ya conocemos la Estructura Básica de un Correo Electrónico, eso le da unas características apreciables a una comunicación profesional. Ahora abordaremos otros aspectos que mejorarán la legibilidad y comprensión. Un correo electrónico debe estar bien Organizado al expresar las ideas, mostrar la personalidad del escribiente a través del Estilo de su prosa y para lograr eso, necesitaremos hacer una Edición apropiada del mensaje, para que sea Breve y Claro. Veamos de qué se trata ésto.

Fuente: La Redacción

Ser Breve

Por lo general, las personas tendemos a poner demasiada información y usamos expresiones que "adornen", por decir de alguna manera, nuestro escrito. Todo esto perjudica la comunicación, puede hacer que la idea se diluya o se minimice, a tal punto, que se pierda su comprensión. La mejor forma, es pensar sobre las ideas principales que queremos comunicar, y expresarlas de una manera sencilla y escueta, para ser concreto en el mensaje, diciendo solo lo necesario y eliminando las palabras innecesarias usando nuestras propias palabras. Para comunicar mejor debemos tener cuidado con la forma en que usamos los verbos, con ellos podemos mostrar acción o pasividad, y la acción siempre comunica mejor. Por ejemplo, "La pelota es golpeada por el niño" o "El niño golpea la pelota", ¿Cuál creen que es la oración que demuestra acción? Sin duda, la segunda, porque es el niño el que ejecuta el golpe, actúa. Fijémonos en la cantidad de palabras que se usan para escribir ambas oraciones, la primera necesita 7 palabras y 27 caracteres, en cambio la segunda solo necesita 5 palabras y 20 caracteres, eso demuestra que estamos siendo ahorradores en la escritura y más precisos. 

Recordemos, cuando estamos entablando una conversación con alguien a quien no conocemos, usamos frases cortas, concisas y muy cuidadas, no queremos ofender o crear desconfianza. De la misma manera, debemos actuar cuando usamos el correo electrónico para comunicarnos con personas que queremos se integren a nuestro entorno laboral.

Fuente: Diferencias entre Ortografía, Redacción y Corrección de Estilo...

Ser Claro

Trataremos de incluir toda la información necesaria, pero de forma ordenada, eso le brindará una secuencia al lector, que hará que el mensaje sea más claro y entendible. Pensemos como cuando recibimos una invitación, trae el nombre del evento, luego la fecha y la hora, después el lugar y al final alguna condición especial, como por ejemplo, el color o tipo de traje a usar, número de butaca o el número de personas que nos pueden acompañar. Como podemos ver hay un orden que nos permite, poco a poco, ubicarnos en el tipo de evento del que se trata, el lugar dónde se llevará a cabo y las condiciones cómo se desarrollará.

También, tendremos cuidado de no usar palabras que resulten duras, insultantes o demandantes, como podría, debería, exijo, demando, requiero, que cambiarían el humor del lector y disminuiría su simpatía hacia nosotros. Estas palabras las podremos sustituir por palabras más neutras y que no suenen tan contundentes. Veamos esta oración, "Usted debería haber contestado mi correo hace 3 días, exijo una respuesta inmediatamente"; en cambio, esta otra oración resultaría más eficiente a nuestros propósitos, "Esperé su respuesta hace unos días, sería agradable conocer su respuesta lo antes posible"

Fuente: Prueba de Redacción en Inglés: Estructura y Conectores-Aprender

Edición

Siempre que terminemos un mensaje, nos tomaremos unos momentos para leerlo detenidamente, como si fuera para nosotros, tratando de identificarnos con nuestro lector y chequeando si nos estamos comunicando de forma ordena, con un estilo formal y no demandante, de forma breve y clara. Seguro así haremos muchos amigos entre nuestros contactos profesionales.

Podrán ver en los escritos que estoy publicando, aún cuando no son correos electrónicos, igualmente, trato que sean breves, claros, explícitos y lo más precisos posible, para que sean fáciles de leer y de entender y que no sean tediosos por su extensión. Espero que estén aplicando estos consejos y que les sean útiles. Participen con sus comentarios de como les a parecido hasta ahora el curso. Nos vemos pronto.