L2: Curso "Comunicación Efectiva a través del Correo Electrónico"

Lección 2

Ya tenemos el correo electrónico adecuado, que nos represente profesionalmente. apropiado para los negocios y que podremos usar para buscar empleo o hacer nuevos contactos, del entorno laboral en el que nos desempeñemos.

Fuente: 10 Tips para Escribir Correctamente un Correo Electrónico

Así que hoy estaremos conversando sobre la Estructura Básica del Correo Electrónico:

1. Asunto u Objeto del Mensaje
2. Saludo
3. Cuerpo del Mensaje
4. Cierre

1. Asunto u Objeto del Mensaje

Es lo primero que debemos escribir, porque después podemos olvidarlo. Nunca debemos enviar un correo electrónico sin el Asunto u Objeto del Mensaje, ya que será éste lo primero que leerá el destinatario, y lo que llamará su atención para disponerse a leerlo. Mientras más clara y concisa sea la frase que coloquemos allí, más posibilidades tendremos que nuestro correo sea leído, antes que muchos otros, que seguramente serán enviados a la misma persona. No debemos colocar cosas imprecisas como un "Hola" o "Saludos", será mucho mejor algo como "Envío Proyecto Catering" o "Solicitud Carta de Referencia". Fijémonos en los últimos ejemplos, se nota claramente el motivo por el que enviamos el correo, así el lector sentirá que es un tema que le interesa y que no perderá el tiempo con divagaciones.

Fuente: Usar Asunto y Mensaje Predeterminados al Enlazar a tu Email

2. Saludo

Es una presentación de respeto hacia quien se le habla, por lo tanto debe ser formal, muy distinto a cuando escribimos a un familiar o amigo. Sería bueno si sabemos algo de la persona a la que nos dirigimos, ya que sonará más oportuno y directo. Así, podríamos usar el Sr. o Dn (Sir o Mr. en inglés) si es un hombre, o Sra. Dña o Srta. (Madam, Mrs. o Ms. en inglés) si es mujer, seguido de su nombre, apellido o puesto como "Distinguido Sr. Presidente" o "Estimada Dña Alicia Martínez". Pero si no conocemos su género, será mejor utilizar títulos que no definan género o estado civil, como "A Quién Corresponda" (To Whom It May Concern en inglés). Esta frase se acostumbra a usar en Cartas de Recomendación, pero perfectamente podemos utilizarla cuando escribimos al buzón común de una empresa, donde serán distribuidos los correos, a la división o departamento correspondiente, y no a una persona específica. Una buena opción es utilizar el puesto de la persona en la empresa, oficina, o institución como "Apreciado Profesor" o "Estimado Gerente Sánchez". Si en cambio, nos estamos dirigiendo a un grupo de personas como una asociación, un comité o una empresa podremos usar las expresiones "Estimados Señores" o "Distinguidos Miembros del Comité".

Fuente: Así es el Saludo Ideal para un Email Profesional

3. Cuerpo del Mensaje

En esta parte intentaremos incluir el mensaje principal y los detalles, en una redacción corta, clara y concisa. Se debe ser escueto y directo en la exposición de la información importante y la descripción de los detalles esenciales, sin entrar en divagaciones y rodeos. Debemos tratar que el mensaje no sea muy extenso, a ser posible limitarlo a 1 o 2 párrafos y que cada uno conste de 3 o 4 oraciones. De esta manera tendremos asegurado que nuestro interlocutor lo lea por completo.

Hay otras consideraciones a tomar en cuenta, si estamos solicitando algo, trataremos de limitar las peticiones a 1 o 2 como máximo, por correo. También es importante tratar de no quejarnos o culpar a nadie, porque no hemos sido atendidos, o no han respondido a anteriores correos, eso puede poner a nuestro lector a la defensiva y seguro reducirá al máximo la posibilidad que nuestro problema sea resuelto. Una buena táctica es la de autoculparse, diciendo algo como "es que quizás no me supe explicar la vez anterior" o "tal vez no me explique con claridad".

Al finalizar el mensaje, siempre debemos colocar unas palabras de agradecimiento. Es bien sabido que muchos consideran que no se tiene que agradecer por hacer el trabajo, por el que se le paga a cualquier empleado. Pero tenemos que recordar, que a ninguno de nosotros nos gusta, no ser valorados, por nuestro esfuerzo diario, de hacer nuestro trabajo, de la mejor manera posible. Así, que no nos cuesta nada, y podemos conseguir mucho con un poco de cortesía, recordemos el dicho popular, "Lo cortés, no quita lo valiente".

Fuente: Cómo Enviar un Documento Word como Cuerpo de un Correo Electrónico

4. Cierre

Éste debe ser muy corto, un "Saludos" (Regards en inglés), será adecuado si esperamos no volver a tratar con esa persona ningún otro tema; "Atentamente" (Best Regards en inglés), si esperamos de nuestro interlocutor una respuesta a alguna solicitud; o "Cordialmente" (Cordially en inglés), si esperamos volver a tratar otros temas con nuestro lector, o nos estamos poniendo a la orden para servirle en otra oportunidad. Después debemos agregar la firma, nuestro nombre y apellido, sin el título. También añadiremos información de contacto distinto a nuestro correo electrónico, ya que éste va incluido automáticamente en el mensaje que estamos enviando. Podríamos colocar nuestro puesto en la empresa, número telefónico, Fax, dirección de nuestra Página Web o Redes Sociales, sólo si son pertinentes.

5. Consejos Adicionales

Cuando escribamos cualquier parte de un correo debemos tener mucho cuidado con:

• El uso de la Ortografía Correcta. Puede parecer obvio, pero nos hemos acostumbrado en los SMS a abreviar, sustituir letras y palabras y eso puede jugar en nuestra contra en un correo profesional.
• El uso de la Gramática. Nuevamente puede resultar superfluo, pero no lo es tanto. En un mundo en el que muchos hablamos 2 o más idiomas, con gramáticas muy distintas entre sí, muchas veces vamos adoptando la gramática extranjera en nuestro idioma natal y viceversa, sin darnos cuenta.
• La Puntuación Correcta. No es tan vano, como parece. Realmente una puntuación apropiada, nos dará la oportunidad de atraer la atención sobre lo que exponemos y hacer hincapié, sobre aspectos que consideremos vitales, en nuestras comunicaciones. Así que, de ella puede depender nuestro futuro.
• El Uso de las Mayúsculas. Fijémonos en los ejemplos que se dieron, siempre llevan inicial en mayúsculas, eso es parte de una comunicación formal, usada en el ámbito profesional. No debemos escribir con mayúsculas fijas, ya que eso indicaría que "LE ESTAMOS GRITANDO A NUESTRO LECTOR", lo que resultaría muy contraproducente, en todo sentido.
• Debemos tener en consideración la cultura de la persona que leerá nuestro correo electrónico, de esa manera podremos comunicarnos más efectivamente.
• Leeremos y revisaremos cuidadosamente nuestro correo y nos aseguraremos que tenga todas las características expuestas anteriormente, así será una comunicación apropiada, que demarcará un antes y un después de nuestra relación con el lector.
• Sólo al final, cuando estemos satisfechos por completo con nuestro correo electrónico, colocaremos la dirección de correo de la persona a la que le enviaremos nuestra comunicación. Muy frecuentemente, la colocamos primero que cualquier otra cosa, y después resulta muy fácil, terminar de escribir y hacer click en enviar sin haber leído o corregido nuestra comunicación, y no podremos dar marcha atrás. Así, que dejemos la dirección de envío de último, para asegurarnos que nos estamos comunicando de la forma en que deseamos hacerlo.

Fuente: Consejos de Seguridad en el Uso del Correo Electrónico

Hoy ha salido una publicación un poco más larga de lo que acostumbro hacer, pero está llena de consejos, que seguro harán la diferencia al momento de una comunicación profesional, realmente efectiva en el uso del correo electrónico. Espero que participen haciendo comentarios sobre el contenido y cómo les ha ido aplicándolos. Con un poco de esfuerzo, seguro lograrán todo lo que desean. Fuerza.